Informativa sulla privacy

##Definizioni

GDPR: Regolamento 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati, e che abroga la Direttiva 95/46/CE.

Cliente: l’entità/organizzazione/azienda che ha acquistato un abbonamento YAROOMS e consente agli utenti finali di accedere al tenant assegnato a questo abbonamento.

Utente/utente finale: un individuo che accede e utilizza un tenant sulla piattaforma YAROOMS con un account creato o fornito dal Cliente.

Amministratore: un utente con il livello più alto di autorizzazioni in un tenant, che può gestire tutte le impostazioni, configurazioni, contenuti e dati personali degli utenti archiviati nella Piattaforma.

Interessato: qualsiasi persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, tramite un identificatore come un nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione o fattori specifici dell’identità fisica, fisiologica, genetica, mentale, economica, culturale o sociale della persona.

Servizio: Servizi forniti da YAROOMS al Cliente in merito all’utilizzo della Piattaforma YAROOMS, incluso il diritto di accesso e utilizzo della Piattaforma entro i limiti del Contratto.

Piattaforma: l’insieme della suite software YAROOMS Workplace Experience, comprendente applicazione web, applicazioni mobili, plugin, integrazioni, moduli di funzionalità e funzionalità.

Introduzione

1.1 Questo documento è stato creato in conformità con il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) (UE) 2016/679 per informare i clienti in merito ai loro diritti ai sensi della legislazione GDPR.

1.2 Il documento si applica ai clienti della Piattaforma YAROOMS in relazione all’uso della Piattaforma e di tutte le Applicazioni, Plugin e Servizi propri o di terze parti che utilizzano o integrano la Piattaforma.

1.3 Questo documento non si applica agli utenti finali della piattaforma YAROOMS: per questo, fare riferimento alla [informativa sulla privacy dell’utente finale] separata (/legal/privacy-policy-end-user).

Chi raccoglie i dati?

2.1 I dati personali degli utenti finali vengono raccolti da Yarooms International SA, una società rumena registrata presso l’Ufficio del Registro delle Imprese al n. J12/5628/2022, EUID J2022005628124, con codice di registrazione unico 36814476, che ha il diritto di fornire e vendere il Servizio ai sensi dei Termini di Servizio.

Quali dati vengono raccolti?

3.1 Vengono raccolti i seguenti dati personali: nome, email, ruolo all’interno dell’organizzazione, prenotazioni degli utenti tramite la Piattaforma e qualsiasi altro dato personale reso disponibile tramite la Piattaforma.

I dati vengono raccolti allo scopo di fornire il Servizio. Dati minimi obbligatori richiesti: nome ed email. Senza questi, il Servizio non può essere fornito e gli utenti non possono utilizzare la Piattaforma.

3.2 I dati personali non vengono raccolti per finalità di marketing.

Se i dati personali vengono ottenuti dal Cliente e non direttamente dagli utenti finali, il Cliente è considerato il Titolare del trattamento e Yarooms è considerato il Responsabile del trattamento in relazione a tali dati.

Qual è la base giuridica del trattamento dei dati? Come verranno utilizzate le informazioni?

4.1 I dati di cui all’articolo 3.1 saranno trattati in base al “Regolamento GDPR articolo 6 paragrafo 1, lettera b” con l’esclusiva finalità di fornire il Servizio (accesso e utilizzo della Piattaforma tramite tutti i mezzi disponibili: web app, Applicazioni esterne, Servizi, Plugin).

4.2 Qualora gli utenti siano indicati come contatti per la fatturazione, verranno trattati i seguenti dati personali: dati di fatturazione in base al “Regolamento GDPR articolo 6 comma 1 lettera c”, considerato l’obbligo legale di conservare i dati di fatturazione per motivi contabili.

I dati verranno condivisi con terze parti?

5.1 I dati degli utenti non saranno condivisi con terzi a meno che:

Esiste un obbligo legale
Gli utenti hanno dato il consenso
È necessario indagare, prevenire o intraprendere azioni in merito ad attività illegali, sospette frodi, potenziali minacce alla sicurezza fisica, violazioni dei Termini di servizio o come altrimenti richiesto dalla legge

5.2 I dati degli utenti potrebbero essere condivisi con fornitori di servizi o subresponsabili del trattamento:

Per i clienti dell’UE e del Regno Unito:

-Microsoft Azure Paesi Bassi

Hubspot UE

Per il Canada:

Microsoft Azure CA
Hubspot USA

Per Stati Uniti e resto del mondo:

-Microsoft Azure Stati Uniti

Hubspot USA

Inoltre, i dati personali di alcuni utenti potrebbero essere divulgati ad altri utenti dell’organizzazione del Cliente come segue:

a) Quando un utente effettua una prenotazione all’interno della Piattaforma, la prenotazione sarà visibile agli altri utenti, a meno che l’utente non scelga di rendere anonima la prenotazione;

b) I dati personali dell’utente saranno visibili agli utenti di livello superiore dell’organizzazione, secondo la configurazione dell’account principale dell’organizzazione.

##Per quanto tempo verranno conservati i dati?

6.1 I dati menzionati nella clausola 3.1 verranno conservati finché i Servizi saranno forniti in conformità con i Termini e Condizioni (sulla base di un piano di abbonamento a pagamento) e per un periodo successivo di 30 giorni.

6.2 I dati menzionati nella clausola 3.1 possono essere rimossi in qualsiasi momento dagli Amministratori, rendendo inutilizzabili gli account degli utenti cancellati e rendendo anonima tutta la loro attività sulla piattaforma.

6.3 I dati di fatturazione saranno conservati per il periodo richiesto dalle leggi applicabili.

Dove conserviamo i dati?

7.1 I dati sono archiviati nel cloud, nell’Unione Europea, negli Stati Uniti e/o in Canada, a seconda della posizione geografica o delle preferenze al momento dell’onboarding.

7.2 Se il trasferimento dei dati al di fuori dello SEE non può essere evitato, viene eseguita una verifica per garantire che sia possibile ottenere un livello di protezione simile a seguito di tale trasferimento.

Perciò:

La verifica viene effettuata per determinare se il paese verso il quale verranno trasferiti i dati personali è soggetto a una decisione di adeguatezza adottata dalla Commissione Europea. Se possibile, il trasferimento sarà effettuato sulla base di tale decisione di adeguatezza. Maggiori informazioni: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en

In assenza di una decisione di adeguatezza, il trasferimento dei dati degli utenti al di fuori del SEE sarà effettuato sulla base delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea. Le clausole contrattuali standard saranno stipulate con i fornitori ai quali i dati personali vengono trasferiti al di fuori del SEE. Maggiori informazioni: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en

Possono essere utilizzate altre garanzie adeguate per il trasferimento in conformità alle clausole n. 46 e 47 del Regolamento GDPR.

Attualmente, in caso di trasferimento dei dati personali degli utenti negli Stati Uniti, verrà utilizzato il meccanismo delle clausole contrattuali standard, poiché il Privacy Shield è stato invalidato dalla CGUE.

Per informazioni dettagliate sui meccanismi di protezione utilizzati per il trasferimento internazionale dei dati e/o per ottenere una copia delle clausole contrattuali standard firmate con i fornitori, contattare via email.

##Quali misure di sicurezza abbiamo implementato?

8.1 Per proteggere i dati degli utenti, sono state implementate misure di sicurezza in conformità con le leggi applicabili e le migliori pratiche del settore. I dati saranno protetti da incidenti di sicurezza, ma non è possibile garantire che tali incidenti non si verifichino.

8.2 In caso di violazione dei dati personali che possa comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà degli utenti, la violazione dei dati personali sarà comunicata al Cliente e agli utenti senza ingiustificato ritardo.

##Biscotti

9.1 Un cookie è una piccola quantità di dati, spesso comprendente un identificatore univoco anonimo, inviata a un browser dai computer di un sito Web e archiviata sul disco rigido o sul disco di archiviazione del dispositivo. I cookie sono necessari per utilizzare il servizio YAROOMS tramite tutti i mezzi disponibili: app web, app mobili o tablet, plugin, servizi di incorporamento.

9.2 I cookie vengono utilizzati per registrare le informazioni sulla sessione corrente, ma non vengono utilizzati cookie permanenti. Gli utenti sono tenuti ad accedere al proprio account YAROOMS dopo che è trascorso un certo periodo di tempo per proteggersi da altri che accedono accidentalmente ai contenuti dell’account.

Come si può sollevare un reclamo?

10.1 Secondo il Regolamento GDPR, gli utenti hanno il diritto di proporre reclamo ad un’autorità di controllo. Di norma verrà proposto reclamo all’autorità di controllo con sede nel paese dell’utente oppure in quello del titolare del trattamento (Romania). Informazioni di contatto delle autorità per la protezione dei dati: http://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm

##Come puoi contattarci?

11.1 Per qualsiasi domanda o richiesta relativa ai dati personali, contattare: office@yarooms.com

Avviso importante

Questo documento e stato tradotto utilizzando l’intelligenza artificiale. La versione English e la versione autorevole. In caso di discrepanze tra la versione tradotta e l’originale English , prevarra la versione English .

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